Tutoriál
CRMService slouží pro automatické ukládání příchozí a odchozí e-mailové komunikace se zákazníky do aplikace Aktivity ve formě e-mailových aktivit.
Díky CRMService docílíme evidence veškeré příchozí a odchozí komunikace s každým zákazníkem přehledně na jednom místě v NET Geniu v rámci aplikace Aktivity, případně přímo zobrazení této komunikace v konkrétním záznamu obchodního vztahu.
Příchozí komunikace
Služba CRMService prohlíží všechny e-mailové zprávy, které jsou na vybrané e-mailové adrese přijaty. (Je třeba nastavit správce dané e-mailové schránky, aby přeposílal zprávy do CRMService.) Jakmile přijde do Vaší firemní schránky nový e-mail, porovná služba CRMService e-mail odesílatele s databází e-mailů obchodních vztahů, kontaktů a uživatelů NET Genia, a pokud najde příslušný záznam, vytvoří v rámci NET Genia novou aktivitu (v aplikaci Aktivity) o této komunikaci přiřazenou k tomuto vztahu či kontaktu.
Odchozí komunikace
V tomto případě pracuje služba CRMService obdobně. Při odesílání e-mailu zašleme jeho (skrytou) kopii na speciální adresu CRMService (např. crm@netgenium.com, tato adresa je specifická pro každého zákazníka), odkud služba e-mail analyzuje. V případě, že najde podle e-mailové adresy příjemce příslušný obchodní vztah, kontakt či uživatele, vytvoří v jeho rámci novou aktivitu v NET Geniu.
Nově vytvořená aktivita může být pomocí odchozí mailové zprávy přiřazena k existující objednávce či zakázce s příslušným číslem. Je však třeba, aby v předmětu či těle textu emailu byl uveden textový řetězec v jedné z následujících podob:
- pro objednávku: objednavka:číslo, resp. obj:číslo (bez uvozovek, číslo představuje číslo zakázky ve formátu rrrr-#, kde rrrr je rok a # je číslo objednávky);
- pro zakázku: zakazka:číslo, resp. zak:číslo, kde číslo je číslo zakázky (bez uvedení roku);
- pro projekt: projekt:číslo, přičemž číslo je podobně jako v předchozím případě číslo projektu.
- U všech výše možností může být uveden jako volitelný parametr typ aktivity a/nebo působnost. Například zak:xxx Schůzka, kde Schůzka musí být uvedena v seznamu typů aktivit. CRMService pak vytvoří aktivitu typu Schůzka. Pokud uvedena není parametr je ignorován. Diakritika nebo velká a malá písmena nejsou rozlišována. (Další podrobnosti souvisejíccí se zadáváním parametrů jsou popsány v následujících odstavcích.)
Daná zakázka nebo objednávka, příp. projekt budou zahrnuty tehdy, předchází-li mu odsazení na další řádek (stisknutí klávesy Enter) nebo mezera. Číslo zakázky nebo objednávky nemusí být přiřazeno k označení typu aktivity těsně, tedy mezi číslem a typem může být mezera (pak by hledaný řetězec vypadal například takto: Zak: 58).
Nastavení emailové adresy info@xy.cz u obchodního vztahu
Při vyplňování emailových adres u jednotlivých obchodních vztahů nebo u kontaktů je nutné si dát pozor na vyplnění hodnoty info@xy.cz do položky Emailová adresa. Za proměnnou domény xy si lze dosadit libovolnou doménu. Pokud v adresáři obchodních vztahů nebo kontaktů nebude nalezena emailová adresa odpovídající té v příchozím emailu a zároveň bude u některého obchodního vztahu uvedena emailová adresa se strukturou info@xy.cz, přičemž doména xy.cz se bude shodovat s doménou uvedenou jako adresát v příchozím emailu, tak bude příchozí email zpracován k obchodnímu vztahu s emailovou adresou info@xy.cz.
Nastavování působnosti
V aplikaci System v nahlížecí stránce Uživatelské skupiny jsou uvedeny Role, které jsou uspořádány do struktury stromu. V systému mohou být definovány například čtyři role (R) 1. Jednatel, (R) 2. Vedoucí zakázek, (R) 3. Odpovědná osoba zakázek a (R) 4. Zaměstnanec. Ve chvíli, kdy příchozí email bude zpracován službou CRMService, tak bude vytvořena aktivita, u které bude nastavena působnost. V působnosti budou role, do které adresát emailu patří a všechny role, které jsou roli adresáta nadřazeny.
Například když CRMService bude nastavovat působnost u aktivity adresáta z role Odpovědná osoba zakázek, do pole působnost budou přiřazeny role (R) 3. Odpovědná osoba zakázek, (R) 2. Vedoucí zakázek a (R) 1. Jednatel. Všichni uživatelé, kteří patří do jedné z těchto rolí, uvidí například v datagridu Všechny aktivity tuto aktivitu. Pouze uživatelé z role (R) 4. Zaměstnanci tuto aktivitu neuvidí.
Nastavení Působnosti a Typu aktivity z emailu
Nově vytvořené aktivitě pomocí e-mailové zprávy lze nastavit určitý typ a působnost. (Lze použít pouze typ a působnost, které jsou již v aplikaci definovány.)
Do textového řetězce v textu nebo názvu emailu, který určuje zakázku, objednávku nebo úkol, ke které(mu) se nová aktivita přiřadí, lze přidat kód působnosti a/nebo název typu aktivity.
Např.: Z emailu, ve kterém bude obsažen následující text: "Zak: 111 Zápis z jednání p2", se vytvoří aktivita typu "Zápis z jednání", přístupná uživatelům úrovně působnosti 2 (a vyšší), přiřazená k zakázce číslo 111.
Působnost nové aktivity lze zadat pomocí kódu role, označujím úroveň role. Např. kód pro "(R) 2. Vedoucí zakázek" z předchozího příkladu je "p2" (nebo "P2").
- se zadáním "p1" až "p9" je vytvořena aktivita s nastavenou úroveň přístupu podle zvoleného čísla působnosti a vyšší (To znamená, že aktivita, s působností 2, bude přístupná uživatelům úrovně působnosti p2 a p1.)
- bez "p" je vytvořena aktivita s působností stejnou, jako má odesílatel/příjemce zprávy, která bude přístupná uživatelům se stejným nebo vyšším oprávněním (rolí) jako příjemce/odesilatel emailu.
- při zadání "p-" nebo "P-" je vytvořena aktivita bez působnosti, která bude přístupná odpovědné osobě aktivity a pokud se jedná o zakázku, pak ještě členům pracovního týmu zakázky.
Typ aktivity. Výchozím typem aktivity je "E-mail", se kterým je aktivita vytvořena vždy, pokud není zvolen jiný.
Pokud je zadán jiný typ, aplikace prohledá tabulku vytvořených typů aktivit a pokud najde jedinečnou shodu, přiřadí zadaný typ. To znamená, že pokud existuje typ "Zápis z jednání" a v textu emailu bude následující textový řetězec "Zak: 111 Zápis p2", aplikace najde shodu a vytvoří aktivitu typu "Zápis z jednání".
Zpracování emailu pro neexistujícího uživatele
Pokud nastane situace, ve které na službu CRMService dorazí email, který bude určen uživateli, který není veden v systému (CRMService se nepodaří najít uživatele s odpovídající emailovou adresou), tak CRMService daný email zpracuje, ale nevytvoří příslušnou aktivitu, protože by ji nebylo možné k někomu přiřadit.
Zpracování informačních emailů
Například v případě změny termínu nebo přidání komentáře do nějakého úkolu NET Genium standardně odesílá informační email. Přijatý email je službou CRMService zpracován, ale CRMService dále nevytváří novou aktivitu.