V předchozím článku NET Genium ERP – Úkoly a Dokumenty jsme se seznámili s úkoly a dokumenty.
Nyní se v rámci modulu Organizace zaměříme na interní komunikaci – tedy zprávy a oznámení. Rovněž si ukážeme systém správy firemního IT – hardware a software. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/organizace-napoveda.
Interní zprávy a oznámení
Aplikace interní zprávy a oznámení zprostředkovává integrovanou komunikaci v rámci informačního systému. Dovoluje posílat zprávy, zaznamenávat jejich čtení příjemci a udržovat jejich historický přehled. V rámci interních oznámení pak nabízí možnost vyvěšovat důležité zprávy (oznámení) na hlavní stránce portálu NET Genium.
Zasílání a čtení interních zpráv
V horním šedém pruhu vybereme aplikační skupinu „Organizace” a v levém navigačním menu aplikaci „Interní zprávy a oznámení”. Novou zprávu vytvoříme kliknutím na volbu „Nová zpráva” nebo na stejnojmenné tlačítko na aktuálně otevřené nahlížecí stránce. Otevře se nám editační formulář nové zprávy. Vyplníme předmět zprávy, její prioritu a obsah, připojíme případné přílohy a na závěr specifikujeme příjemce zprávy. Můžeme vybrat konkrétní uživatele a současně také celé uživatelské skupiny, jejímž všem uživatelům bude interní zpráva odeslána. Poté klikneme na tlačítko „Odeslat zprávu” pro odeslání zprávy. Po odeslání zprávy je její obsah vždy navíc ihned odeslán všem nadefinovaným příjemcům také v podobě e-mailu.
Příjemci zprávy se zobrazí nová zpráva v nahlížecí stránce „Moje zprávy” v záložce „Moje nové zprávy” a také na hlavní stránce v portletech (dle výchozího nastavení). Po otevření záznamu této zprávy a jejím přečtení pak můžeme potvrdit přečtení zprávy stisknutím tlačítka „Potvrdit přečtení” – do zprávy bude pak uložena informace o našem přečtení (jméno příjemce a datum přečtení). Zpráva se nám nyní přesunula do tabulky „Moje přečtené zprávy” ve stejnojmenné záložce.
Odesílatel může čtení svých zpráv průběžně kontrolovat skrze záložku „Moje odeslané zprávy”. Po otevření konkrétní zprávy uvidí, kdo z příjemců si zprávu už přečetl a kdo naopak čtení ještě nepotvrdil.
Vyvěšování interních oznámení
Interní oznámení jsou vytvářena velmi podobným způsobem jako interní zprávy. Pro vytvoření interního oznámení klikneme v navigační liště na volbu „Nové oznámení”. V otevřeném editačním formuláři vyplníme obsah oznámení a definujeme skupiny uživatelů, kterým se oznámení zobrazí. Po uložení záznamu bude oznámení vyvěšeno na hlavní stránce portálu v portletech všech zaměstnanců, kteří patří do dříve specifikovaných skupin (dle výchozího nastavení).
Hardware a software
Aplikace hardware a software eviduje veškeré hardwarové a softwarové vybavení ve firmě, určuje jaký zaměstnanec užívá jaké technologické vybavení a v neposlední řadě spravuje nákupy a instalace software na firemní počítače.
1. krok – evidence počítačů ve firmě
Na navigační liště klikneme na aplikaci „Hardware a software” a vybereme volbu „Nový počítač”. Otevře se nám editační formulář nového záznamu. Vyplníme všechno potřebné technologické vybavení a specifikace. Na další záložce můžeme určit jaký software je na počítači nainstalován. Nejprve však je nutné vytvořit záznamy tohoto softwaru. Uložíme proto záznam a klikneme na volbu „Nový software” v navigační liště.
2. krok – tvorba záznamů software
V editačním formuláři software vyplníme minimálně jeho název a typ. Pak klikneme na tlačítko „Nákup”. Pohled se přepne do formuláře nákupu software kde specifikujeme počet nakoupených licencí a jejich cenu. Nákup poté uložíme. Těchto nákupů lze samozřejmě v rámci software evidovat i více. Ve formuláři software nyní vidíme, že se nám zvýšil počet licencí. Pokud má software volné licence k dispozici (pole „Počet licencí k dispozici”), můžeme ho nainstalovat na nějaký z počítačů. Záznam software tedy uložíme a otevřeme si konkrétní záznam počítače.
3. krok – instalace software
Na záložce „Software” klikneme na tlačítko „Nová instalace software”. Otevře se nám editační formulář nové instalace software na počítač. Ze seznamu software vybereme požadovaný software, vyplníme datum instalace a záznam uložíme. V případě, že daný software již nemá volné licence záznam uložit nepůjde (a tedy ani software nebude na počítači označen jako nainstalovaný). Řešením pak může být jeho odinstalace na jiném počítači (popsáno níže) nebo nakoupení dalších licencí software. Jestliže ale vše proběhne úspěšně, uvidíme náš vybraný software v tabulce nainstalovaných software ve formuláři počítače.
4. krok – odinstalace software
V případě, že potřebujeme software z počítače odinstalovat, otevřeme si záznam instalace v tabulce nainstalovaného software, specifikujeme datum odinstalace a záznam uložíme. Software bude pak označen na počítači jako odinstalovaný a nebude nadále zabírat licenci. Pokud budeme chtít takto odinstalovaný software na počítač znovu nainstalovat, stačí v záznamu instalace software vymazat hodnotu data odinstalace software, případně aktualizovat datum instalace a záznam znovu uložit.
Tvorba manipulací s hardware
Pro evidenci různých transportů či manipulací s hardware poslouží záznamy manipulací. V navigační liště klikneme na volbu „Nová manipulace”, v otevřeném záznamu pak vyplníme podrobnosti manipulace a na závěr uložíme.
Aplikace také nabízí jednoduché statistiky nakoupeného a nainstalovaného software. Tyto statistiky jsou přístupné přes volbu „Statistika” v levé navigační liště aplikace.
Obsah příštího článku
V následujícím článku NET Genium ERP – Tiskárny a tisky, Rezervace se seznámíme se správou tiskáren a výtisků. Ukážeme si také možnosti rezervací firemního majetku a systému schvalování těchto rezervací.
S pozdravem Váš NetGenium Tým