V předchozím článku NET Genium ERP – Finanční statistiky a plánování jsme dokončili seriál návodů týkajících se modulu Finance.
Nyní se zaměříme na modul Organizace, konkrétně práci s úkoly a dokumenty. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/organizace-napoveda.
Úkoly
Tato aplikace spravuje úkoly, které jsou zadávány určitým zaměstnancům firmy ke splnění. Úkoly mohou souviset s určitým obchodním vztahem či zakázkou. Na rozdíl však od jednoduchých úkolů, které mohou být zadávány v „aktivitách” v rámci modulu Zákazníci (CRM), tyto úkoly obsahují více možností specifikace a také propracovaný systém schvalování.
1. krok – vytvoření úkolu
V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Organizace”. Otevře se nám rovnou stránka se seznamem našich aktuálních úkolů. Nový úkol vytvoříme z levé navigační lišty, kliknutím na volbu „Zadat nový úkol”. V otevřeném editačním formuláři úkolu vyplníme minimálně všechna vyžadovaná pole. Vybereme schvalovatele úkolu, tedy člověka, který plnění úkolu kontroluje a na závěr úkol schvaluje. Nastavíme požadovanou prioritu plnění, termíny, případně úkol přiřadíme k existující zakázce či obchodnímu vztahu pomocí Pickeru (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). V sekci „Řešitelé” vybereme řešitele úkolu tj. zaměstnance, kterým bude úkol zobrazen v jejich úkolech. Přiřadíme i přílohu například s podklady k úkolu, na závěr můžeme informovat další uživatele portálu o uložení našeho úkolu pomocí volby „Informovat další uživatele o tomto úkolu” (více o použití této funkce v obecné nápovědě Editační formuláře). Úkol na závěr uložíme.
2. krok – plnění a vyhotovení úkolu
Při plnění úkolu mohou řešitelé do úkolu zadávat nové komentáře pro ostatní řešitele či schvalovatele pomocí tlačítka „Nový komentář”. Jakmile je úkol hotov, řešitel přepne stav na hodnotu „Hotový”. V případě komplikací lze také stav úkolu nastavit na „Pozastavený” případně „Zrušený”. Po uložení úkolu zpozorujeme, že se barva úkolu v nahlížecí stránce změnila. Námi označený hotový úkol je nyní označen modrou barvou. To znamená, že čeká na schválení.
3. krok – schvalování a splnění úkolu
Nyní se stylizujeme do role schvalovatele tohoto úkolu. Jakmile byl úkol označen za „Hotový”, objeví se nám mezi úkoly ke schválení. Po otevření úkolu přejdeme proto na záložku „Schvalování”. Na této záložce můžeme plnění úkolu buď schválit či zamítnout. Při zamítnutí musíme však zadat také důvod zamítnutí. Jestliže byl úkol zamítnut, jeho stav se vrací zpět na „Zadaný” a řešitelé pokračují v jeho plnění dokud naše požadavky neuspokojí (zamítnout lze totiž úkol i několikrát za sebou). Jakmile jsme s vyhotovením úkolu konečně spokojeni, můžeme úkol schválit. V takovém případě je úkol splněn a uzavřen, v nahlížecí stránce je označen zelenou barvou.
O zadání nového úkolu, ale také o změnách jeho stavu, schválení či zamítnutí jsou řešitelé resp. schvalovatel vždy ihned informováni e-mailem.
Dokumenty
Dokumenty modulu Organizace se na rozdíl od dokumentů modulu Zákazníci (CRM) nevážou k jednotlivým obchodním vztahům, ale mají ryze interní charakter – slouží ke sdílení veškeré dokumentace mezi zaměstnanci firmy.
1. krok – vytvoření typů dokumentů
Pro efektivní práci s dokumenty je vhodné si vytvořit nejprve několik jejich typů (např. dokument, směrnice, šablona atd..), do kterých budeme posléze nově vytvářené dokumenty řadit. Klikneme na aplikaci „Dokumenty a směrnice” na navigační liště, dále pak na „Nastavení” a „Typy dokumentů”. Na otevřené nahlížecí stránce stiskneme tlačítko „Nový typ dokumentu”. Po otevření editačního formuláře specifikujeme jméno typu dokumentu a vybereme jeho barvu kliknutím na ikonku návrháře barev. Typ dokumentu posléze uložíme. Jakmile máme vytvořeno požadovaný počet typů, můžeme přistoupit k samotnému procesu tvorby dokumentů.
2. krok – vytvoření dokumentu
Na navigační liště klikneme na „Nový dokument” a přejdeme do editačního formuláře dokumentu. V něm vyplníme všechna vyžadovaná pole, vybereme jeden z dříve vytvořených typů dokumentu, stav dokumentu, odpovědnou osobu (osobu, která dokument vytvořila, nebo za něj zodpovídá) atd. Samotnou dokumentaci vložíme jako přílohy záznamu. V záložce „Práva na dokument” definujeme působnost – vybereme uživatele a uživatelské skupiny, kterým bude záznam dokumentu zpřístupněn (více o nastavení působnosti v obecné nápovědě Editační formuláře). Na spodní straně formuláře nalezneme rovněž volbu „Informovat další uživatele o tomto dokumentu” pro zasílání zpráv o uložení dokumentu dalším uživatelům (více o použití této funkce v obecné nápovědě Editační formuláře). Na závěr záznam dokumentu uložíme.
Schvalování interních dokumentů
Na interní dokumenty lze také aplikovat proces Schvalování popsaný v článku Úvod do modulu Finance a podrobněji vysvětlený na stránce Schvalování.
Přehledy dokumentů
Na nahlížecí stránce „Interní dokumenty” vidíme nyní stromovou strukturu našich aktivních dokumentů, které máme právo číst. Dokumenty můžeme v rámci stromové struktury jednoduše táhnutím myši přemisťovat, vnořovat do sebe a vytvářet tak složky dokumentů podobným způsobem, jako se přesouvají soubory do složek v průzkumníku operačního systému Windows. Další záložka nám nabízí pohled na dokumenty včetně dokumentů již neaktivních.
Obsah příštího článku
V následujícím článku NET Genium ERP – Interní zprávy a správa IT se budeme zabývat aplikací pro interní zprávy a oznámení a systémem správy firemního hardware a software v rámci modulu Organizace.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.