V předchozím článku NET Genium ERP – Platební příkazy, úhrady a výpisy jsme se v rámci modulu Finance seznámili s postupem generování platebních příkazů, tvorby bankovních úhrad a výpisů.
Nyní si ukážeme práci s pokladnou a ostatními pohledávkami/závazky. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/finance-napoveda.
Pokladna
Aplikace pokladna slouží k evidenci pohybů na pokladnách a k udržování přehledu o stavu výše hotovostních prostředků.
1. krok – vytvoření záznamu pohybu na pokladně
V šedém horním pruhu klikneme na aplikační skupinu „Finance”, na levé navigační liště pak na aplikaci „Pokladna”. Otevře se nám nahlížecí stránka „Pokladní doklady”, na které stiskneme tlačítko „Nový pokladní doklad”. Tím přejdeme na editační formulář nového záznamu pohybu na pokladně. Zde vyplníme všechny nezbytné informace. Údaje pohybu na pokladně včetně svých položek ale mohou být také snadno zkopírovány z již existujícího pohybu na pokladně pomocí Pickeru „Vytvořit kopii z” (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Po výběru určitého pohybu na pokladně budou všechna dostupná data vyplněna i do nového pohybu na pokladně.
2. krok – editace pohybu na pokladně
V prvé řadě vybereme, zda se jedná o příjem či výdej z pokladny. Případně vybereme příslušnou pokladnu, které se pohyb peněz týká. Můžeme totiž používat více než jednu pokladnu (např. českou a eurovou). Záznamy pokladen vytvoříme v aplikaci „Nastavení” v rámci nahlížecí stránky „Pokladny”. Jestliže chceme používat pouze jednu pokladnu, nemusíme však žádné záznamy vytvářet a ve formuláři pohybu na pokladně pokladnu vůbec nevybereme. Takové pohyby na pokladně budou pak přiřazeny k výchozí pokladně.
Dále můžeme zaškrtnout pole „Nedaňový” v případě, že se jedná o pohyb na pokladně neovlivňující hospodářský výsledek (například přesun hotovosti z pokladny na bankovní účet).
Dále je možné vytvořit položky tohoto pohybu na pokladně. Položky představují konkrétní služby či produkty, které pohyb na pokladně zapříčinily. Jestliže se tedy rozhodneme rozčlenit náš příjem či výdej z pokladny na jednotlivé položky, klikneme na tlačítko „Nová položka” a přejdeme na formulář nové položky. Zadáme jméno položky, či ho vybereme z katalogu firemních produktů a služeb. V takovém případě se nám rovnou do položky načte i jednotková cena produktu či služby. Po případné další specifikaci a úpravě ceny a množství položky položku uložíme.
Na další záložce „Termíny” si můžeme ověřit, zda a kdy byl pohyb na pokladně vyexportován do účetního systému, na záložce „Likvidace” je možné pohyb na pokladně přiřadit pomocí Pickeru k určitým fakturám a tím je tedy likvidovat.
Ostatní pohledávky a závazky
Tato aplikace slouží pro evidenci ostatních pohledávek/závazků a má na starosti ty příjmy či výdaje, které nevyplývají z fakturace. Typicky se jedná například o závazky vůči finančnímu úřadu, platby sociálního a zdravotního pojištění nebo splátky leasingu.
1. krok – vytvoření ostatní pohledávky/závazku
Na navigační liště klikneme na aplikaci „Ostatní pohledávky/závazky”, tím se nám otevře stejnojmenná nahlížecí stránka, na které stiskneme tlačítko „Nová pohledávka/závazek”. Tím přejdeme na editační formulář nové pohledávky či závazku. Zde vyplníme všechny nezbytné informace. Údaje pohledávky/závazku ale mohou být také snadno zkopírovány z již existující pohledávky/závazku pomocí Pickeru „Vytvořit kopii z”. Po výběru určité pohledávky/závazku budou všechna dostupná data vyplněna i do nové pohledávky/závazku.
2. krok – editace pohledávky/závazku
Vybereme, zda se jedná o pohledávku či závazek. Dále můžeme zaškrtnout pole „Nedaňový” v případě, že se jedná o pohledávku/závazek neovlivňující hospodářský výsledek. Zadáme jméno odběratele/dodavatele a jeho adresu, případně účel a celkovou cenu.
Likvidace ostatních závazků
Na záložce „Termíny” definujeme způsob úhrady závazku. Zaškrtnutím pole „Označit k úhradě” bude závazek zahrnut do příštího hromadného příkazu, které jsou vytvářeny v aplikaci „Banka” (více naleznete v nápovědě Datová komunikace).
Samotná likvidace ostatních závazků probíhá velmi obdobným způsobem, jako je tomu v případě vydaných faktur. Uhrazené závazky jsou v nahlížecích stránkách označeny zelenou barvou, neuhrazené červenou. Na záložce „Likvidace” nalezneme seznam bankovních úhrad, které závazek likvidují. Bankovní úhrady lze automaticky vytvářet pomocí služby PaymentService. Stejně tak jako u vydaných faktur není doporučováno závazky označovat za uhrazené vyplněním pole „Uhrazeno”. Tímto způsobem nezměníme stav pokladny či bankovního účtu a tedy ani statistiky cashflow.
Obsah příštího článku
V následujícím článku NET Genium ERP – Finanční statistiky a plánování se budeme zabývat modulem Finance naposledy, konkrétně se podíváme na finanční statistiky a finanční plánování.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.