V předchozím článku NET Genium ERP – Přijaté faktury a jejich schvalování jsme se v rámci modulu Finance seznámili s přijatými fakturami a systémem jejich schvalování.
Nyní si ukážeme postup generování platebních příkazů, tvorby bankovních úhrad a výpisů. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/finance-napoveda.
Generování platebních příkazů
V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Finance”. Před samotným generováním platebních příkazů je nejprve nutné vybrat přijaté faktury či závazky, které mají být příkazem uhrazeny. V aplikacích „Přijaté faktury” a „Ostatní pohledávky/závazky” na nahlížecí stránce „Přijaté faktury k uhrazení” a „Ostatní závazky k uhrazení” označíme požadované doklady zaškrtnutím pole ve sloupci „K úhradě”. Toto pole nalezneme také ve formuláři přijaté faktury, přijaté zálohové faktury či ostatního závazku na záložce „Termíny”. Jakmile máme vybrané všechny doklady, za které chceme platební příkaz generovat, klikneme na aplikaci „Datová komunikace”. Zobrazí se nám nahlížecí stránka „Platební příkazy”.
Stisknutím tlačítka „Generovat platební příkaz” budou vygenerovány platební příkazy v elektronickém formátu ABO (soubor s příponou „kpc”). Ty pak digitálně podepíšeme a nahrajeme do systému elektronického bankovnictví. V závislosti na konkrétní bance k tomu může být určena vlastní klientská aplikace banky, nebo import platebních příkazů probíhá klasicky přes webové rozhraní (internetový prohlížeč).
Export účetních dokladů
Faktury a pokladní doklady je možné velmi jednoduše exportovat do formátů tří účetních systémů. V aplikaci „Datová komunikace” klikneme na nahlížecí stránku programu, do kterého chceme účetní doklady načíst (Money či Pohoda). Na této stránce klikneme už jen na tlačítko „Exportovat doklady”. Výstupem této operace je komprimovaný soubor s daty, který už lze do našeho účetního programu rychle importovat.
Tvorba bankovních úhrad
Hromadná tvorba bankovních úhrad z výpisů
V rámci aplikace „Banka” můžeme hromadně vytvářet bankovní úhrady pomocí importu bankovních výpisů do NET Genia. Klikneme na nahlížecí stránku „Bankovní výpisy” a tlačítko „Bankovní výpis”. Příslušný bankovní výpis ve formátu ABO (soubor s příponou „gpc”) nahrajeme jako přílohu záznamu. Po nahrání výpisu do NET Genia budou automaticky vyplněna ostatní pole výpisu. Záznam uložíme. Po uložení záznamu budou automaticky vytvořeny příslušné záznamy bankovních úhrad, které byly ve výpisu zahrnuty.
PaymentService
Bankovní úhrady mohou být také automaticky generovány pomocí služby PaymentService. Tato služba umožňuje, aby byly faktury a ostatní závazky v NET Geniu automaticky označovány jako uhrazené už během komunikace s bankou. Automaticky tedy vytváří bankovní úhrady a přiřazuje je k odpovídajícím dokladům.
Jak PaymentService pracuje?
- PaymentService kontroluje e-maily zasílané bankou o příchozích a odchozích platbách; banka musí tedy zasílání těchto zpráv podporovat
- Platby jsou automaticky spárovány s příslušnými doklady v NET Geniu na základě variabilního symbolu a částky
- Spárované doklady jsou automaticky označeny jako uhrazené
- Po úspěšném spárování platby s dokladem je automaticky odeslána zpráva účetní jednotce
Vytvoření bankovní úhrady
Import bankovních výpisů a především služba PaymentService představují nejrychlejší automatizované způsoby tvorby bankovních úhrad. Poslední možností tvorby je však také ruční vytváření a editace záznamů úhrad.
Klikneme na aplikaci „Banka”, na nahlížecí stránce „Bankovní úhrady” pak na tlačítko „Nová bankovní úhrada”. V otevřeném editačním formuláři vyplníme stav úhrady. „Přiřazeno” znamená, že je úhrada přiřazena k určitému bankovnímu dokladu – tento doklad vybereme v sekci „Likvidace” pomocí Pickeru (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Nepřiřazená bankovní úhrada znamená, že zatím neexistuje doklad, ke kterému by mohla být úhrada přiřazena nebo úhrada nebyla k takovému dokladu zatím přiřazena. Možnost „bez vazby” pak označuje úhrady, které se k žádnému dokladu nevážou. Po vyplnění ostatních údajů bankovní úhrady záznam uložíme.
Obsah příštího článku
V následujícím článku NET Genium ERP – Pokladna, ostatní pohledávky a závazky se v rámci modulu Finance podrobněji seznámíme s prací s pokladnou a ostatními pohledávkami/závazky.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.