V předchozím článku NET Genium ERP – Dokumenty a aktivity jsme se seznámili se správou dokumentů a aktivit.
Nyní si ukážeme práci s kampaněmi a vysvětlíme si možnosti využití služby CRMService. Tyto návody je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/zakaznici-napoveda.
Tvorba kampaní
Evidence kampaní sdružuje kampaně či jiné marketingové aktivity spojené s více zákazníky najednou. Typicky se jedná o správu reklamních kampaní, propagací nebo například vytváření hromadných e-mailů zákazníkům (newslettery, informování o důležitých změnách ve společnosti atd.).
1. krok – vytvoření nové kampaně
V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Zákazníci (CRM)”. V navigační liště klikneme na aplikaci „Kampaně”. Poté klikneme na volbu „Nová kampaň” nebo klikneme na stejně pojmenované tlačítko na nahlížecí stránce „Kampaně”.
2. krok – editace kampaně
V úvodní záložce editačního formuláře kampaně vyplníme všechna vyžadovaná pole. Vyplníme název kampaně, nebo pomocí Pickeru převezmeme název včetně typu kampaně a způsobu kontaktování z již existujícího záznamu kampaně (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Do pole „Očekávaná odpověď” můžeme vyplnit očekávaný počet odpovědí příjemců kampaně (např. počet odpovědí na nabídku nových produktů). V rámci úvodní záložky máme také možnost ke kampani připojit až několik souborových příloh.
Na záložce „Obecné” můžeme doplnit finanční atributy kampaně, na záložce „Příjemci” pak pomocí volby „Marketingový seznam” vybereme cílovou skupinu naší kampaně (či hromadného e-mailu, ke kterým kampaně také slouží). Po vybrání určitého marketingového seznamu budou do kampaně načteny všechny obchodní vztahy a kontakty, které do příslušného seznamu náleží. Tyto marketingové seznamy můžeme upravovat na nahlížecích stránkách „Marketingový seznam A (resp. B nebo C)” – tento postup je popsán dále v tomto článku v sekci „Práce s kampaněmi”.
V sekci „Obchodní vztahy” můžeme stisknutím tlačítka „Zahrnout kontakty označených obch. vztahů” zahrnout do seznamu načtených kontaktů všechny kontakty obchodních vztahů z vybraného marketingového seznamu. Pokud to neuděláme, v tabulce budou načteny pouze ty kontakty obchodních vztahů, které byly na nahlížecích stránkách „Marketingový seznam A (resp. B nebo C)” zahrnuty do marketingového seznamu.
V sekci „Příjemci” pak vybereme požadovaný způsob kontaktování příjemců kampaně a klikneme na tlačítko „Načíst seznam příjemců” což způsobí načtení vybraných kontaktních údajů do přilehlého pole (e-mailové adresy, telefonní čísla, faxová čísla atd.).
3. krok – odesílání zprávy
Pokud je vybrán e-mail či hromadný e-mail, objeví se sekce „E-mailová zpráva”, kam můžeme předvyplnit předmět a obsah e-mailu. Po kliknutí na tlačítko „Odeslat e-mail” se otevře nový formulář integrovaného poštovního klienta NET Genium a ihned se vyplní v kampani předvyplněné údaje zprávy.
Pokud je obsah zprávy prázdný a ke zprávě je přiložena HTML stránka jakožto příloha, bude HTML kód této stránky vložen do samotného těla zprávy (zpráva bude tedy odeslána v HTML formátu a bez přílohy). Další speciální funkcí je odesílání obsahu webové stránky v těle zprávy e-mailu. Toho docílíme zkopírováním URL adresy stránky do předmětu e-mailu. Tělo zprávy necháme prázdné. Obsah takto odeslané zprávy bude tvořen obsahem webové stránky a předmět bude tvořen titulkem této webové stránky (HTML tag <title>). Po dokončení editace zprávy klikneme na tlačítko „Odeslat” a e-mail bude nyní již opravdu odeslán.
V případě e-mailů (jak hromadných, tak určených pro jednoho příjemce) lze načtený seznam e-mailových adres samozřejmě jednoduše zkopírovat, vložit a odeslat ho také v rámci jakéhokoli jiného vhodného poštovního klienta – např. MS Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird nebo i přes webové rozhraní jakým disponuje např. Gmail, Seznam atd.
Ke kampani je také možné vytvořit záznamy aktivit na poslední záložce „Aktivity” stisknutím tlačítka „Nová aktivita”. Takto vytvořené aktivity budou automaticky přiřazeny ke kampani, ze které jsme tlačítko stiskli. Aktivity však obvykle netvoříme ihned při založení kampaně, ale až například při obdržení reakce od zákazníka na e-mail, který byl v rámci kampaně zaslán. Typickým případem je rovněž přiřazování již existujících aktivit, které byly vytvořeny například službou CRMService, k určitému záznamu kampaně. Aktivity, které ke kampani přiřadíme, vybíráme ze seznamu aktivit v aplikaci „Aktivity”.
Záznam kampaně na závěr uložíme.
Práce s kampaněmi
Nahlížecí stránky jednotlivých marketingových seznamů obsahují seznam všech obchodních vztahů. Pokud chceme přiřadit obchodní vztah do aktuálně otevřeného marketingového seznamu (např. A), zaškrtneme v tabulce u řádku příslušného záznamu zaškrtávací tlačítko ve sloupci „V seznamu A”. Jestliže chceme přidat hromadně více vztahů do seznamu, v prostém filtru tabulky si rozbalíme sloupec „V seznamu A”, zvolíme „Přiřadit hodnotu...” a v otevřeném okně zaškrtneme políčko „... do seznamu A” a volbu uložíme. V tomto případě budou všechny záznamy, které jsou v tabulce načteny přiřazeny do tohoto seznamu (celkový počet zobrazených/načtených záznamů zjistíme v pravém horním rohu tabulky). Počet hromadně přiřazených vztahů omezíme např. pomocí vyhledání specifických vztahů či nastavení uživatelských filtrů (viz pokročilé funkce nahlížecích tabulek Nahlížecí stránky).
Stejným způsobem zahrneme do marketingového seznamu i kontakty na druhé záložce, případně je načteme do seznamu hromadně stisknutím tlačítka „Zahrnout kontakty označených obch. vztahů”, které provádí to samé, jako stejně pojmenované tlačítko ve formuláři kampaně – zahrne do seznamu načtených kontaktů všechny kontakty obchodních vztahů z marketingového seznamu.
CRMService
CRMService slouží pro automatické ukládání příchozí a odchozí e-mailové komunikace se zákazníky do aplikace Aktivity ve formě e-mailových aktivit.
CRMService ukládá do NET Genia pouze ty aktivity, které se týkají e-mailů od existujících obchodních vztahů či kontaktů. Pro ostatní obchodní vztahy, které nejsou v NET Geniu evidovány, nebudou záznamy aktivit vytvořeny. CRMService motivuje uživatele systému poctivě zadávat nové obchodní vztahy a kontakty – a tedy udržovat firemní adresář neustále aktuální.
Díky CRMService docílíme evidence veškeré příchozí a odchozí komunikace s každým zákazníkem přehledně na jednom místě v NET Geniu v rámci aplikace „Aktivity” případně přímo zobrazení této komunikace v konkrétním záznamu obchodního vztahu.
Příchozí komunikace
V momentě, kdy do Vaší firemní schránky přijde nový e-mail, služba CRMService porovná e-mail odesílatele s databází e-mailů obchodních vztahů, kontaktů a uživatelů NET Genia a pokud najde příslušný záznam, vytvoří v rámci NET Genia novou aktivitu (v aplikaci „Aktivity”) o této komunikaci přiřazenou k tomuto vztahu či kontaktu.
Odchozí komunikace
V tomto případě pracuje služba CRMService obdobně. Při odesílání e-mailu zašleme jeho skrytou kopii na speciální adresu CRMService (např. crm@netgenium.com, tato adresa je specifická pro každého zákazníka), odkud služba e-mail analyzuje a pokud najde dle e-mailu příjemce příslušný obchodní vztah, kontakt či uživatele, vytvoří v jeho rámci novou aktivitu v NET Geniu.
Jestliže do předmětu či těla e-mailu uvedeme na samostatný řádek nebo do předmětu e-mailové zprávy textový řetězec ve formátu „Zak:číslo” (bez uvozovek, kde číslo představuje číslo zakázky, např. tedy „Zak:4”), bude nově vytvořená aktivita přiřazena také k existující nabídce či zakázce s příslušným číslem.
Obsah příštího článku
Tímto článkem jsme dopodrobna probrali zbývající základní možnosti modulu Zákazníci (CRM) a dokončili tak sérii návodů týkajících se tohoto modulu. V následujícím článku NET Genium ERP – Úvod do modulu Finance se naše pozornost zaměří na modul Finance. Ukážeme si, jak modul správně nastavit a poté si přiblížíme práci s vydanými fakturami.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.