Základem práce se skladovými položkami a udržení přehledu o jejich pohybech je zanesení jejich čárového kódu do systému. To lze povést při přejímání zboží do skladu. Zboží do skladu putuje samozřejmě prostřednictvím příjemky, jenže zaskladnit lze jen takové položky, které jsou již zadány v systému. To se provádí v agendě skladových položek, kterou naleznete v kategorii Nastavení.
Postup při přejímání zboží do skladu je následující:
- 1. Vytvoření kategorie pro dané skladové položky, pokud již neexistují.
- 2. Vytvoření skladové položky se skladovou kartou.
- 3. Přijmout příjemku a zpracovat ji (viz část Příjem položek na sklad).
Ještě před vlastním zanesením položky do seznamu skladových položek je tedy třeba navolit příslušnou kategorii, do níž položka bude patřit. Pokud ještě nemáte definovanou kategorii, jíž chcete položku přiřadit, klepněte v modulu SKLAD na nahlížecí stránku Kategorie a stiskněte tlačítko Nová kategorie. Dostanete se do formuláře Kategorie skladové položky, v níž vyplňte především jméno nové kategorie a případně můžete doplnit ještě popisek. Používáte-li e-shop, můžete pro tuto kategorii nahrát obrázek, a to v malém a velkém provedení; příslušná tlačítka se zviditelní po zaškrtnutí pole E-shop.
Po uložení kategorie budete vráceni zpět na nahlížecí stránku Kategorie skladových položek se seznamem aktuálně definovaných položek. V ní můžete přidávat další kategorie a upravovat ty stávající (klepnutím na ikonu s tužkou).
Jestliže klepnete na položku Skladové položky, otevře se Vám okno se všemi skladovými položkami na skladu (resp. zobrazí se jich právě tolik, kolik jich máte uvedeno v číselníku v levém dolním rohu). Pokud chcete zanést do systému daný druh zboží, stiskněte tlačítko Nová skladová položka. Otevře se editační formulář Skladová položka, v němž zadejte charakteristiky nové skladové položky. Jde zejména o tyto:
- Položka… napište výstižné pojmenování položky, aby byla snadno dohledatelná v seznamu skladových položek.
- M.j… z rozbalovací nabídky vyberte měrnou jednotku, v jaké budou vystupovat jednotlivé kusy daného zboží.
- Kategorie… k danému zboží přiřaďte dříve definovanou kategorii.
Tyto položky jsou povinné, další lze přidat:
- Aktivní… zaškrtněte toto pole, pakliže chcete, aby se u dané položky sledovalo minimální a maximální množství na skladě a aby tato byla dostupná pro příjem a výdej ze skladu.
Dále lze blíže charakterizovat zboží uvedením látkových parametrů (Hmotnost, Objem, Šířka, Výška, Hloubka).
Pro potřeby e-shopu lze do systému nahrát obrázek daného zboží, a to ve dvou provedeních (malý a velký obrázek).
Potřebujete-li daný druh blížeji specifikovat, máte možnost tak učinit vepsáním poznámky do textového pole Popis.
Stisknete-li nyní tlačítko Uložit (případně Uložit a nový), budete mít položku sice zanesenou v systému, ale před převzetím prostřednictvím příjemky je třeba vytvořit pro ni skladovou kartu. Z rozevírací nabídky Sklad proto vyberte jeden ze skladů, kam bude položka zanesena (fyzicky přítomna), a stiskněte tlačítko Vytvořit kartu. Položka bude systémově zaskladněna, což můžete vidět na připojené tabulce Skladové karty, která obsahuje všechny skladové karty s tímto druhem zboží. Kromě uvedených skladů jsou tu uvedeny další charakteristiky, jak je vidět z připojeného obrázku. Jejich význam je popsán dále.
Chcete-li, můžete jednotlivou skladovou kartu editovat po klepnutí na ikonku tužky, která je umístěna vedle jejího názvu. Otevře se editační okno Skladová karta. Nabízí tyto možnosti:
- Min. limit, Max. limit… uveďte minimální, resp. maximální množství daného zboží, jež je přípustno mít na skladě.
- Výchozí nákupní, Výchozí prodejní (cena)… zadejte cenu nákupu a prodeje, která se bude automaticky přidávat na příjmovém formuláři.
V sekci Aktuální stav skladu pak vyplňte následující pole:
- Aktuální stav… počet fyzicky přítomných jednotek daného zboží.
- Disponibilní stav… je roven rozdílu aktuálního stavu a rezervací na danou položku.
Na záložce Pohyby na skladě můžete sledovat všechny změny lokace, které se zbožím vázané na tuto skladovou kartu byly v minulosti prováděny. Je-li seznam prázdný, žádný pohyb dosud uskutečněn nebyl, pokud tabulka obsahuje alespoň jeden záznam, jste ihned informováni, o jaký pohyb šlo (ve sloupci Pohyb). Klepnete-li na ikonu tužky vedle data proběhlé transakce, lze nahlédnout na charakteristiky probíhajícího (a neukončeného) pohybu.
Na dolním okraji formuláře jsou ještě uvedena tři tlačítka, jejich význam je však zřejmý již z popisu:
- Uložit… stisknutím uložíte formulář skladové karty s nastavenými hodnotami.
- Smazat… smaže tuto skladovou kartu.
- Zpět… vracíte se bez uložení změn do editačního formuláře Skladová položka.
Sledování aktuálního stavu skladový zásob a řešení podlimitního stavu zboží
K okamžitému a úplnému zjištění stavu skladových položek na skladě slouží nahlížecí okno Zásoby. Pokud jste dříve zadali minimální, respektive maximální limit pro danou položku (na skladové kartě položky), budete varováni červeným polem nalevo od ikony tužky každé položky, pokud minimální stav položky nedosahuje minimálního limitu nebo naopak přesahuje maximální limit. V tabulce se rovněž zobrazují i neaktivní skladové položky (šedým polem), tedy takové, u nichž nesledujete aktuální množství na skladě. (Nastavuje se ve formuláři Skladové položky).
Klepnete-li na ikonu tužky libovolné položky, zobrazí se Vám formulář skladové karty popsaný výše.
Chcete-li vyrovnat nedostatečný stav skladových položek, klepněte na položku Podlimitní skladové zásoby. Otevře se stejnojmenná nahlížecí stránka se seznamem skladových položek, jejichž aktuální výše nedosahuje minimální nebo překračuje maximální. U každé položky seznamu lze otevřít skladovou kartu (klepnutím na ikonu tužky) a případně upravit limitní množství u dané položky. Chcete-li dorovnat stav skladových položek do limitního minima, stiskněte v nahlížecí stránce Podlimitní skladové zásoby tlačítko Vytvořit objednávku na minimální stav skladu. Po odsouhlasení se provede objednávka na ty položky, jejichž stav nedosahuje minimálního limitu. Objednávku najdete v nahlížecí stránce Všechny objednávky, kterou najdete v modulu OBCHOD, v aplikaci Objednávky. Je označena modrým polem nalevo a pojmenována jako Minimální stav skladu. Je účelné tuto objednávku ještě dodefinovat. Klepněte proto na ikonu tužky a přejděte do formuláře objednávky nadepsaného číslem objednávky.