Aplikace Knihovna se zabývá správou položek (publikací, mediálních nosičů atd..) a systémem jejich výpůjček.
1. krok – nastavení žánrů položek knihovny
Před samotným zadáváním výpůjček z knihovny, je nejprve nutné knihovnu nastavit. Na navigační liště klikneme na aplikaci „Knihovna”, dále na „Nastavení” a nahlížecí stránku „Žánry”. Zde klikneme na tlačítko „Nový žánr”. V otevřeném formuláři vyplníme název žánru a jeho zkratku – ta pak bude užita v identifikačním čísle položek tohoto žánru. Záznam uložíme a případně vytvoříme další žánry. Nyní můžeme přejít k tvorbě položek knihovny.
2. krok – vytvoření položek knihovny
Klikneme na volbu „Nová položka knihovny” nebo na nahlížecí stránku „Katalog položek” a zde na tlačítko „Nová položka knihovny”. V editačním formuláři položky vyplníme její název, vybereme kategorii, zadáme umístění, žánr a jazyk této položky. Dále vyplníme další specifické informace položky závisející na její vybrané kategorii. Na záložce „Výpůjčky” vidíme historii výpůjček s touto položkou (nyní je pochopitelně prázdná). Záznam nakonec uložíme.
3. krok – vytvoření žádosti o vypůjčení položky
Nyní když máme seznam položek vytvořen, můžeme je půjčovat zaměstnancům. V navigační liště aplikace „Knihovna” klikneme na volbu „Nová žádost o vypůjčení”. V nově otevřeném formuláři pomocí Pickeru vybereme položku, která bude předmětem žádosti o vypůjčení. Dále zadáme žadatele o vypůjčení (pole „Vypůjčeno komu” – výchozí hodnota je přihlášený uživatel). V tabulkách nyní vidíme, zda je položka právě zapůjčena a také případný seznam čekatelů na vypůjčení položky v takovém pořadí, v jakém podali žádost (dle data vzestupně). Záznam nyní můžeme uložit a žádost o vypůjčení je tedy podána.
Každý uživatel systému má možnost podat žádost o vypůjčení určité položky. Podat může samozřejmě i více žádostí na více položek, ovšem ne více žádostí k jedné konkrétní položce. Pokud již žádost na danou položku zadal, systém odepře žadateli podat další duplicitní žádost – záznam nepůjde uložit.
4. krok – schvalování žádostí a vypůjčení položek
Žádost o vypůjčení se změní v aktivní výpůjčku poté, co knihovník záznam žádosti otevře a stiskne tlačítko "Vypůjčit". Pokud je požadovaná položka právě vypůjčena, systém odepře další vypůjčení položky. Schválené výpůjčky jsou označeny jako navrácené po stisknutí tlačítka "Vrátit". Poté je možné položku znovu vypůjčit.
Upozorňování na brzké vypršení výpůjčky
Týden (7 dní) před vypršením data, do kterého je položka vypůjčena, je odeslán mail s upozorněním na brzký termín vypršení výpůjčky tomu, komu byla položka vypůjčena. Výpůjčky, kterým do vypršení zbývá 7 a méně dní jsou rovněž zobrazeny na stránce "Výpůjčky, které vyprší do 7 dní".