Tutoriál
Obsah tutoriálu:
- tvorba divizí;
- nastavení číselných řad;
- nastavení předkontací;
- tvorba středisek;
- tvorba pokladen;
- nastavení kurzů;
- nastavení způsobů úhrady;
- definice výchozích textů na fakturu.
Nastavení modulu Finance
Před začátkem práce s modulem FINANCE je nutné modul nejprve vhodně nastavit. V navigační liště modulu klikneme na aplikaci Nastavení. Na nahlížecí stránce Divize stisknutím tlačítka Nová divize a uložením záznamu vytvoříme novou divizi. Divizí máme na mysli firmu nebo společnost, jejímž jménem budeme našim odběratelům fakturovat. Jakmile budeme mít vytvořenou alespoň jednu divizi, přejdeme na nahlížecí stránku Bankovní účty a vytvoříme záznam bankovního účtu. Bankovní účet zároveň přiřadíme k divizi vytvořené v předchozím kroku.
Prvotní vytvoření alespoň jednoho záznamu divize a bankovního účtu je vyžadováno pro práci s modulem FINANCE.
Můžeme také upravit dle výchozího nastavení vytvořené číselné řady pro fakturaci. Na nahlížecí stránce Číselné řady nalezneme záznamy číselných řad pro každou agendu, jmenovitě tedy pro vydané a přijaté faktury, vydané a přijaté zálohové faktury, ostatní pohledávky a závazky, příjmy a výdeje z pokladny. Pro jednu agendu můžeme mít vytvořeno více záznamů číselných řad, například u agendy Přijaté faktury může jít o číselné řady Přijaté faktury a Přijaté dobropisy.
Na nahlížecí stránce Pravidla pro sestavení číselných řad můžeme změnit způsob, jakým budou číselné řady utvářeny. Typ řady „A” vychází ze standardů účetního software Money, typ řady „B” pak z účetního software Pohoda. Na základě nastavení číselných řad byly automaticky při zprovoznění modulu FINANCE vytvořeny samotné záznamy číselných řad i předkontací. Při změně pravidel pro sestavení číselných řad bude nutné tyto záznamy znovu přegenerovat na základě zvoleného nastavení číselných řad – pro tuto operaci je nutné kontaktovat administrátora našeho modulu FINANCE.
Na nahlížecí stránce Předkontace nalezneme záznamy předkontací, které slouží pro usnadnění importu účetních dokladů vytvořených v modulu FINANCE do specializovaného účetního software. Doklady s nastavenou předkontací budou totiž při importu do účetního software automaticky zaúčtovány do účetního deníku právě na základě nastavených předkontací. Nepočítáme-li v budoucnu s exportováním účetních dokladů z NET Genia do účetního software, není nutné při vytváření účetních dokladů předkontace vyplňovat.
Střediska můžeme definovat na nahlížecí stránce Střediska v případě, že chceme zavést členění nákladů a výnosů. Při vytvoření několika záznamů středisek a jejich nastavení v účetních dokladech modulu FINANCE můžeme poté tyto doklady ve statistických přehledech dle střediska jednoduše filtrovat.
Používáme-li více než jednu pokladnu (např. českou a eurovou), můžeme si vytvořit příslušné záznamy pokladen v rámci nahlížecí stránky Pokladny. Pokud záznamy pokladen nevytvoříme, budou všechny příjmy či výdaje z pokladny přiřazeny na společnou výchozí pokladnu.
Na nahlížecí stránce Jednotné kurzy cizích měn máme možnost vytvářet záznamy směnných kurzů pro cizí měny. To je vhodné v případě, že chceme v cizí měně fakturovat a zároveň chceme používat v určitém časovém období (obvykle celý rok) jednotný kurz dané cizí měny. Chceme-li používat aktuální kurzy devizového trhu vyhlášené Českou národní bankou, necháme tabulku kurzů cizích měn prázdnou a žádné záznamy nevytváříme.
Nahlížecí stránka Způsoby úhrady sdružuje záznamy, které slouží pro definici způsobů úhrady faktur. Už ve výchozím stavu obsahuje modul Finance nejběžnější způsoby úhrady, v případě potřeby však můžeme další záznamy způsobů úhrady přidat či stávající změnit/smazat.
Na nahlížecí stránce Výchozí texty můžeme vytvořit záznamy definující v rámci faktur velmi často používané texty, např. „Vážený zákazníku, dovolujeme si Vám fakturovat následující zboží a služby:”. Tyto texty pak můžeme ve fakturách stisknutím jediného tlačítka do faktury zkopírovat a posléze ještě dle potřeby upravit. Výchozí texty lze nastavovat jak pro hlavičky faktur tak jejich položky.
V nahlížecí stránce Jednotky můžeme definovat, v jakých fyzikálních jednotkách bude poskytováno zboží zákazníkům; poté je bude možné vybírat např. při vytváření zakázek.
S nastavením modulu souvisí také vytvoření procesů pro schvalování, pokud bude třeba schvalovat Faktury, Objednávky, Dokumenty či Interní dokumenty. Toto lze v aplikační skupině Finance a aplikaci Nastavení procesů (nikoliv v aplikaci Nastavení). Postup pro vytvoření schvalovacích procesů/schémat je podrobně popsán na stránce Procesy.
Tímto jsme modul FINANCE nastavili a můžeme se tedy pustit do práce s jeho hlavními funkcemi.