Úvod
Dokument popisuje strukturu a funkce aplikace Schvalování. Aplikace se skládá z těchto základních částí:
Aplikace poskytuje tyto základní funkce:
- Schvalování žádostí objednávek, dokumentů, interních dokumentů, přijatých a vydaných faktur
- Víceúrovňové schvalování (nastavení procesů pro schvalování)
Vytvoření žádosti o schválení
Schvalovací proces je možné vytvořit a použít pro Objednávku (aplikace Obchod), Dokument (aplikace Zákazníci), Interní dokument (aplikace Organizace), Přijatou fakturu a Vydanou fakturu (aplikace Finance).
Princip podávání žádostí a následné schválení je u všech souborů stejný. Tento návod přibližuje princip schvalování na příkladu Objednávky. Příklad předpokládá, že pro Objednávku již byl oprávněnou osobou vytvořen Proces schvalování viz níže.
Na záložce Schvalování objednávky lze vytvořit žádost o její schválení, tj. odeslat objednávku ke schválení. Vytvoření žádosti spočívá ve zvolení předem nastaveného procesu v poli Proces zpracování a následném kliknutí na tlačítko Vytvořit proces pro daný záznam.
Schvalovatelé, definovaní ve vybraném Procesu zpracování, se zobrazí ve stromové struktuře podle pořadí, v jakém budou žádost zpracovávat, tj. směrem shora dolů. Nejdříve dostane záznam ke zpracování schvalovatel v nadřízeném kroku poté schvalovatel v podřízeném kroku. (Stromová struktura schvalování je nezávislá na struktuře a rolích uživatelů.).
Dále je automaticky vyplněno Datum žádosti aktuálním datem a časem. Po započetí procesu schvalování jsou znemožněny změny polí formuláře, které jsou objektem schvalování.
Obrázek 1 – Vytvoření žádosti o schválení
V tomto okamžiku je žádost ve stavu „Schvaluje se“ a nelze měnit položky objednávky. Stejně jako při stavu „Schváleno“ viz obrázek 2. Ty se mohou změnit až po případném zamítnutí žádosti. Žádost o schválení můžeme uložit.
Obrázek 2 – Po odeslání žádosti o schválení, nelze měnit položky objednávky
Obrázek 3 – Stav objednávky po kliknutí na tlačítko Vytvořit proces se nastaví na „Schvaluje se”
Smazat žádosti
Tlačítko Smazat moje žádosti:
- Jestliže datum schválení nebo zamítnutí není vyplněno, proces není dokončen, smažou se ty žádosti, které uživatel sám vytvořil. O smazání zbylých žádostí, je nutné informovat uživatele s vyšším oprávněním.
Tlačítko Smazat všechny žádosti:
- Jestliže datum schválení nebo zamítnutí není vyplněno, proces není dokončen, smaže všechny kroky procesu. Funkce pro uživatele s vyšším oprávněním. Tj. uživatel musí mít nastavenou uživatelskou skupinu 2. Obchod – plný přístup pro případ mazání žádostí v objednávce.
Pro mazání žádostí v dokumentech a fakturách musí mít uživatel nastaveny uživatelské skupiny podle následující tabulky:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 1. | Zákazníci – plný přístup | Dokumenty |
| 2. | Obchod – plný přístup | Objednávka |
| 3. | Organizace dokumenty – plný přístup | Interní dokument |
| 4. | Finance – plný přístup | Faktura |
Přidání a změna schvalovatele
Přidávat nebo měnit schvalovatele v žádosti, mohou uživatelé s plným přístupem pro schvalování, tj. musí mít nastavenou uživatelskou skupinu:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 10. | Schvalování – plný přístup | Schvalování |
Kliknutím na tlačítko Nový krok, se otevře nahlížecí stránka pro uložení nového kroku schvalování viz obrázek 4. Tlačítkem Uložit krok, se zvolený uživatel uloží jako nový schvalovatel žádosti viz obrázek 5.
Obrázek 4 – Přidání nového schvalovatele do procesu schvalování
Tlačítkem Smazat krok lze nově přidaného schvalovatele odebrat. Smazat lze ten schvalovatel, který pod sebou nemá ve struktuře schvalování podřízený krok. Také nelze odebrat schvalovatele, u již dokončených schvalování.
Obrázek 5 – Nově vložený schvalovatel žádosti
V ovládacím prvku Schvalovatel lze změnit schvalovatele aktuálního kroku a v poli Požadovaný termín lze změnit termín, do kdy má být žádost vyřízena viz obrázek 6. Změnu uložíme kliknutím na tlačítko Uložit krok .
Obrázek 6 – Změna schvalovatele a požadovaného termínu pro aktuální krok
Schvalování žádostí
Pokud chce uživatel žádost schválit nebo zamítnout, otevře ji z příslušné objednávky nebo prostřednictvím aplikace Schvalování. Tu lze nalézt na záložce Finance – Schvalování – Moje nezpracované procesy nebo jako dílčí schvalování pro jednotlivé aplikace Obchod – Poptávky a objednávky – Schvalování – Žádosti k mému schválení. Při vytvoření žádosti jsou schvalovatelé, kteří tuto žádost schvalují, automaticky informováni e-mailem, ze kterého je možné záznam žádosti otevřít. Požadavek na schválení žádosti, vidí schvalovatelé také v portletu na hlavní stránce.
Obrázek 7 – Zobrazení žádosti o schválení na hlavní stránce
Při postupném schvalování je informován e-mailem nejprve první schvalovatel, teprve po jeho schválení druhý schvalovatel atd. Také v portletu na hlavní stránce, se druhému schvalovateli žádost o schválení zobrazí až ve chvíli, kdy ji schválil uživatel v nadřízeném kroku.
Ve formuláři žádosti viz obrázek 8, lze vidět podrobnosti o objednávce a požadovaný termín schválení. Tlačítkem Schválit můžeme žádost schválit, tlačítkem Zamítnout naopak zamítneme. Zamítnutím prvního kroku žádosti končí celý proces schvalování. Při zamítnutí žádosti je nutné připojit do komentáře důvod zamítnutí.
Obrázek 8 – Formulář žádosti
Na konci schvalovacího procesu je vždy podavatel žádosti o výsledku schvalování automaticky informován e-mailem. Výsledek schvalování je vidět v datagridu Všechny poptávky a objednávky.
Obrázek 9 – Zapsání výsledku schvalování
Po schválení se v objednávce změní stav na „Schváleno“. Podle nastavení procesu se také vyplní datum schválení. Schémata procesů a akce, které se aktivují v případě schválení/zamítnutí žádosti lze nalézt v kapitole Procesy.
Obrázek 10 – Výsledek schvalování v objednávce
Procesy
V rámci aplikace Schvalování, která je pro schvalování využívána, je možné vytvořit libovolné množství procesů (schémat schvalování ). Funkci vytváření schémat schvalování, mají pouze uživatelé s vyšším oprávněním, kterým je přiřazena uživatelská skupina:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 4. | Finance – plný přístup | Nastavení procesů |
Před samotným nastavením Procesu schvalování je třeba vytvořit Typ kroku, ve kterém určíme název tlačítek a hodnotu výstupního stavu. V navigační liště klikneme na nahlížecí stránku Nastavení procesů – Typ kroku – Nový záznam.
Nyní můžeme v navigační liště kliknout na nahlížecí stránku Nastavení procesů – Procesy – Nový záznam.
Procesy představují přednastavené schvalovací šablony obsahující schvalovatele a jejich konkrétní jména. V rámci vytvoření procesů lze schvalovatele v hierarchii schvalování přesouvat podle pořadí, v jakém mají žádost schvalovat.
Šablony s přiřazenými schvalovateli se zobrazí v typech schvalování.
Obrázek 11 – Formulář nastavení procesu
Zde je nutné definovat název procesu, který se zobrazí v „typu schvalování“. Dále definujeme formulář, ve kterém bude proces aplikován (Objednávka, Dokument, Interní dokument, Faktura vydaná, Faktura přijatá). Ovládací prvek První schvalovatel je podrobněji popsán v další kapitole.
Po zaškrtnutí pole „Transparentní“ bude nově vytvořený proces viditelný všem uživatelům, kteří budou chtít podat žádost o schválení.
Obrázek 12 – Formulář nastavení procesu
Akce
Akce nám umožní nadefinovat, co se stane v případě schválení/ zamítnutí žádosti. V případě výběru Typ události: Vše Ok , se do formuláře objednávky v poli Datum schválení nastaví aktuální datum a čas schválení.
Obrázek 13 – Nastavení vyplnění pole datum schválení
Datum nastavíme vyplněním pole Co nastavit hodnotou #now# .
Obrázek 14 – Nastavení na aktuální datum a čas
Do pole Co nastavit vkládáme hodnoty:
#now# - nastaví aktuální datum a čas ve formátu 18.5.2016 10:05
#today# - nastaví aktuální datum ve formátu 18.5.2016
Akci můžeme uložit. Definovali jsme, co se stane poté, když schvalovatel klikne na tlačítko Schválit. Obdobným způsobem nastavíme akce v případě zamítnutí, kde se ve formuláři objednávky vyplní ovládací prvek Datum zamítnutí aktuálním datem a časem.
Obrázek 15 – Nastavení vyplnění pole datum zamítnutí
V případě zamítnutí, také nadefinujeme akci, aby se Datum žádosti vynulovalo. Toho docílíme tím, že v poli Co nastavit necháme prázdné pole.
Obrázek 16 – Nastavení vyplnění pole datum žádosti
Výsledné akce při schválení a zamítnutí vypadají dle obrázek 17.
Obrázek 17 – Všechny akce procesu
Kroky
Po kliknutí na tlačítko Nový krok, se otevře formulář pro nový krok schvalování. Zvolíme Typ kroku, jehož funkce jsou:
- Přejmenuje tlačítka, která slouží jako "pozitivní reakce" nebo "negativní reakce" v rámci schvalování.
- Skrývá tlačítko Zamítnout.
- Nastaví výstupní stav a barvu po schválení/zamítnutí kroku (Barva je viditelná pouze pro schvalovatele v tabulce Schvalování. Proces schvalování zpravidla neovlivňuje označení stavu záznamu v nahlížecích stránkách běžného uživatele – např. v tabulce Všechny poptávky a objednávky se schvalovaná i schválená objednávka zobrazuje ve stavu „V přípravě”.)
- Nastaví název políček, do kterých je vepsáno datum schválení nebo datum zamítnutí.
Obrázek 18 – Formulář s výběrem typu kroku
Dále nastavíme pole Schvalovatel, Počet dní na schválení a Výchozí barva.
Obrázek 19 – Nastavení dalších údajů v procesu
Počet dní na schválení – doba, kterou má schvalovatel na vyjádření se k žádosti, začínající od data podání žádosti.
Výchozí barva – barva, která se bude zobrazovat při vytvoření kroku.
Obrázek 20 – Výchozí barva
Při tvorbě procesů, kde žádost schvaluje více uživatelů, je důležité přihlédnout k tomu, že schvalovatel na druhém místě, musí mít vyšší počet dnů na schválení, než první schvalovatel. Pokud by měli oba schvalovatelé nastaven stejný počet dní na schválení a první schvalovatel žádost vyřídil poslední den v termínu, druhý schvalovatel by měl nedostatečnou dobu na vyjádření se k žádosti. Pokud není žádost vyřízena do požadovaného termínu, je schvalovateli zaslán e-mail s urgencí na schválení/zamítnutí žádosti.
Při nastavování počtu dní na vyjádření je třeba si uvědomit, že nejdříve dostane záznam ke zpracování schvalovatel v nadřízeném kroku a poté schvalovatel v podřízeném kroku. Stromová struktura schvalování je nezávislá na struktuře a rolích uživatelů. (Např. Dle struktury z obrázku 21 bude první posuzovat objednávku uživatel spoljaric a poté uživatel hospudka.)
U již přiřazeného procesu schvalování v objednávce je možné přidávat další schvalovatele, kteří budou do procesu přidáni pouze u této konkrétní objednávky. Nový schvalovatel se přidá vytvořením nového kroku v již existujícím kroku schvalování u této objednávky. Např. na obrázku 20 by se otevřel záznam „spoljaric” a v něm by se přidal nový krok a tím by se přidal nový schvalovatel k objednávce.
Po uložení kroku vypadá celý proces následovně.
Obrázek 21 – Výsledný proces při podání žádosti
První schvalovatel
Pole První schvalovatel, je možné využít v situaci, kdy chceme objednávku propojit s fakturou a naopak. V takovém případě, se jako první schvalovatel nastaví Odpovědná osoba daného dokumentu. Pokud bude první schvalovatel shodný se schvalovatelem z procesu, pak se schvalovatel z procesu nevytvoří. Aplikace tímto zabraňuje duplicitnímu schvalování jedné žádosti. Stejně jako pro schvalovatele z procesu, i zde zvolíme Typ kroku, Počet dní na schválení a Výchozí barvu.
Na obrázku 22 je znázorněno vytvoření schvalovacího procesu pro přijatou fakturu. Vyplněním pole První schvalovatel hodnotou Objednávka zvolíme, že při schvalování přijaté faktury, bude prvním schvalovatelem Odpovědná osoba určená v nastavení objednávky.
Obrázek 22 – Nastavení procesu pro pole první schvalovatel
Propojení objednávky s přijatou fakturou nalezneme v záložce Finance dané objednávky.
Obrázek 23 – Propojení objednávky a faktury
Po propojení faktury s objednávkou je možné vytvořit u faktury schvalování. Propojení faktury s objednávkou je na obrázek 24.
Obrázek 24 – Propojení faktury a objednávky