Elektronizace oběhu dokumentů
Aplikace pro všechny, kteří chtějí zefektivnit práci s dokumenty a posunout svou firmu do digitální éry.
Základem je efektivní řízení dokumentů, integrující Microsoft 365 pro online editaci (Word, Excel, PowerPoint) v reálném čase s možností spolupráce. Po dokončení lze dokumenty automaticky konvertovat do PDF. Aplikace umožňuje nastavit schvalovací procesy (vlastní workflow s více úrovněmi, upozorněními a lhůtami) a zakončit je kvalifikovaným elektronickým podpisem (QES), který splňuje legislativní požadavky EU (eIDAS). Vše je doplněno šifrováním, auditními záznamy a přístupem z jakéhokoli zařízení.
NET Genium DMS řídí dokumenty od jejich vzniku až po skartaci
Hlavní funkce
- Vytváření / online editace - generování typizovaných smluv (šablony MS Word + data) nebo online editace dokumentů pomocí Microsoft 365 (Word, Excel)
- Převod do PDF - vytvořené dokumenty jsou konvertovány do formátu PDF pro další zpracování
- Schvalování - spuštění schvalovacích procesů nad dokumenty
- Elektronické podpisy (prostý / kvalifikovaný) Interní uživatelé aplikace mohou při schválení opatřit dokument svým kvalifikovaným elektronickým podpisem. Zákazníci nebo partneři dostanou e-mailem výzvu k podepsání dokumentu
- Archivace schválené nebo podepsané dokumenty jsou opatřeny časovými razítky a uloženy v DMS
- Skartace pokud jsou k dokumentům (fyzickým, nebo elektronickým) přiřazeny skartační lhůty podle spisového řádu, pak aplikace generuje skartační návrhy a provede skartaci dat.
- Datová schránka - aplikace je napojena na datovou schránku, je možné přijímat i odesílat dokumenty
Ukázka práce s dokumenty
Vytvoření dokumentu - Online editace (Microsoft 365) - Převedení do PDF
Vyhledání docx - Převedení do PDF - Podepsání dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem
Vyhledání docx - Převedení do PDF - Podepsání dokumentu prostým elektronickým podpisem